Úkoly na kartě Evolia informují, že je potřeba provést určitou činnost v případu. Také díky svým možnostem podporují projektové řízení a hladký průběh celého řízení případu. Jsou zobrazeny obvykle v pravé části Přehledu, pouze v případě více zobrazených panelů nalevo, se přesunou Úkoly níže.

V tomto panelu se zobrazují pouze úkoly, které zatím nebyly provedeny. Barevný pruh na levém konci řádku zdůrazňuje jeho prioritu, šedý čtverec kliknutím označí úkol jako splněný. Uprostřed je název úkolu a na pravé straně vidíte ikonu, komu byl úkol přidělen k vyřízení s termínem do kdy má/měl být splněn. Při kliknutí na úkol se zobrazí jeho detail.


Křížkem v pravé horní části lze nový úkol přidat. Další možností přidání úkolu je tlačítko Akce, o kterém se dočtete v článku o advokátním spise.

Aby vám upozornění o nových nebo splněných úkolech přicházelo také na email, je třeba tuto možnost zvolit v nastavení profilu uživatele.

Založení úkolu

Začneme v záhlaví úkolu, kde šedý čtvereček označuje jeho splnění, do kolonky Zadejte název úkolu... vyberete z našeptávače jeden z předem nastavených úkolů, které používáte nejčastěji, nebo zapíšete vlastní. Pod tímto políčkem vyberete uživatele, kterému bude úkol přidělen k zpracování a termín, do kdy má být úkol vyřízen. Dále v Priorita/Štítek zvolíte důležitost úkolu, což se projeví v seznamu úkolů barevným pruhem nebo barevným štítkem. Uživatelé sledující úkol mohou být lidé, kteří se do jeho splnění nezapojí, ale musí vědět co se děje.

Podíváme se na druhou část formuláře. Popisem úkolu předáte zvolenému uživateli všechny potřebné informace pro jeho úspěšné splnění. Je zde také možnost pomocí tlačítka Přidat soubor nahrát do úkolu přílohu z Vašeho počítače, nebo z dokumentů spisu a to kdykoliv během plnění úkolu.

Napravo máte úhledně ve sloupci rozšiřující funkce. Lhůtou je myšlena především procesní lhůta do které je potřeba vyřídit zadaná část úkolu, ale můžete ji pojmout také jako datum pro předání výsledku klientovi apod. Schvaluje je uživatel, který má po zřizovateli úkolu jeho práci zkontrolovat. Bývá to většinou odpovědný člověk, nadřízený.

Můžete úkol připojit k libovolnému případu, toto se většinou využívá při založení úkolu mimo spis, jinak je vždy k němu připojen. Tlačítkem Subjekt svážete úkol také s jakoukoliv osobou ve spise. Tyto informace jsou uvedeny nad Popisem úkolu. Jako poslední je vytvoření úkonu, do kterého můžete vložit dokumenty, nemusíte je tak opakovaně nahrávat a zároveň využít všech výhod úkonu pro další práci.

Image Placeholder

Práce s existujícími úkoly

Po uložení úkolu mohou ostatní uživatelé k němu přidávat své vlastní komentáře, připomínky.

Osobu Schvaluje můžete využít i pro úkoly, u kterých si nejste jisti, jestli je máte správně a chcete si výsledek ověřit u osoby, která má všechny potřebné informace.

Image Placeholder

Schvalovací proces úkolu

Pokud byl vybrána osoba na pozici Schvaluje, která provede kontrolu, je další postup jednoduchý. Uživatel po zpracování úkolu jej Odešle ke schválení. U názvu úkolu se objeví tag Ke schválení.

Image Placeholder

Druhému uživateli, který má úkol schválit se v tuto chvíli zařadí mezi jeho úkoly. Když zjistí, že nebyl správně zpracován, vrátí jej zpět vyřizujícímu uživateli a dodá komentář s vysvětlením. Pokud je úkol v pořádku, potvrdí správnost schválením. Zde má uživatel na výběr, zda úkol pouze schválí, nebo ještě jednou pošle zřizovateli, aby věděl, že je vše v pořádku.

Image Placeholder

Nastane-li právě druhý případ, opět se tento úkol objeví mezi ostatními u vyřizujícího uživatele, ale tentokrát s tagem Schváleno. Když uživatel vezme tuto skutečnost na vědomí, stačí jedním kliknutím definitivně úkol označit jako splněný.

Image Placeholder

Zdroj úkolu

U některých úkolů si můžete všimnou vpravo nahoře položky Zdroj úkolu. Tu není možné zadávat ručně, vytváří se pouze při zpracování došlé pošty.

Nastavení číselníků (seznamů)

Všechny Priority a Názvy úkolu můžete snadno změnit přímo z menu v úkolu, nebo v sekci Nastavení→Číselníky.

Image Placeholder

Záložka Úkoly

Úkoly ovšem nejsou k nalezení pouze na kartě Přehled. Úkoly mají také svou vlastní kartu. A to z důvodu zobrazení všech úkolů, protože v přehledu nejsou k vidění již splněné úkoly. Tato záložka je viditelná pouze uživatelům s přiděleným právem.

Každý řádek zobrazuje samostatný úkol. Pokud Šedý čtvereček na levé straně vyobrazí fajfku a řádek celý zešedne, úkol byl uživatelem splněn.


Záhlaví tabulky obsahuje názvy sloupců. Při kliknutí na název sloupce se zobrazí šipka, která úkoly seřadí vzestupně nebo sestupně podle abecedy (času) dle sloupce. Při najetí myší na neviditelnou hranu sloupce, můžete měnit jejich velikost.


Hledání úkolu probíhá pomocí pole Vyhledávání, do kterého stačí zadat hledané slovo, nebo několik znaků. Vyhledávání probíhá ve všech sloupcích tabulky.


Úkoly lze také filtrovat pomocí jejich priority. Aktivní tagy s prioritami, podle kterých probíhá vyhledávání jsou zobrazeny v levé části pole vyhledávání.


Z tohoto místa můžete také zakládat úkoly tlačítkem +Přidat úkol. Postup je identický jako ten uvedený výše.

Chcete vidět všechny Vaše úkoly z různých spisů, nebo úkoly ostatních uživatelů? Naleznete je v samostatné části Úkoly.


SOUVISEJÍCÍ ČLÁNKY

Našli jste odpověď?