Úkoly na kartě Evolia informují, že je potřeba provést určitou činnost v případu. Také díky svým možnostem podporují projektové řízení a hladký průběh celého řízení případu. Jsou zobrazeny obvykle v pravé části Přehledu, pouze v případě více zobrazených panelů nalevo, se přesunou Úkoly níže.


Panel Úkoly nám zobrazuje pouze nesplněné úkoly. Všimnout si můžeme na první pohled hned několika podrobností. Barevný pruh značí přiřazenou prioritu úkolu, kliknutím do šedého čtverečku můžeme úkol označit za splněný. Vidíme také název, krátký popis, termín splnění úkolu a ikonu uživatele, pro kterého je úkol určen. Při kliknutí na úkol se zobrazí jeho detail.

Nejjednodušší cestou, jak nový úkol přidat je pomocí křížku v pravém horním rohu.

Aby vám upozornění o nových nebo splněných úkolech přicházelo také na email, je třeba tuto možnost zvolit v nastavení profilu uživatele.

Založení úkolu

Po založení úkolu se nám zobrazí následující tabulka. Čtvereček v levém horním rohu slouží k označení úkolu za splněný, vedle něj Zadáte název úkolu. Ten můžete buď vybrat z našeptávače nebo vymyslet vlastní. V druhém řádku vybíráte uživatele, kterému je úkol určen, termín splnění a délku trvání úkolu. Každému úkolu můžete přiřadit Prioritu/Štítek. Pro sledování úkolu zvolíte uživatele, kteří se do plnění nezapojí, ale musí vědět, co se děje.


Do Popisu úkolu napíšete informace, které budou pro uživatele potřebné k jeho splnění. Pokud je s úkolem svázán nějaký soubor, nahrajete ho pomocí tlačítka Přidat soubor. Soubor můžete nahrát z Vašeho počítače nebo z dokumentů spisu a to kdykoliv dokud úkol není splněn.

Tip: po označení textu je možné jej libovolně formátovat!

Všechny dokumenty přiložené k úkolu můžete následně Hromadně odeslat a to emailem nebo datovou zprávou.

V pravém sloupci najdete rozšiřující funkce. Lhůtou je myšlena především procesní lhůta, do které je potřeba vyřídit zadaná část úkolu, ale můžete ji pojmout také jako datum pro předání výsledku klientovi apod. Úkol Schvaluje uživatel, který má po dokončení úkolu zkontrolovat jeho správnost. Bývá to většinou odpovědný člověk, nadřízený.


Pokud zakládáte úkol ve spise, bude mu Případ automaticky přiřazen. Pokud tomu tak není, můžete ho vybrat ručně. Úkol můžete svázat také s jakýmkoliv Subjektem ve spise. Jako poslední je vytvoření úkonu, ten s sebou přináší výhody pro další práci.


Práce s existujícími úkoly

V úkolu můžete nadále upravovat všechny údaje i po jeho vytvoření. Popis úkolu změníte pomocí tlačítka Upravit, které se zobrazí po najetí do tohoto pole.


Ostatní uživatelé k úkolu mohou přidávat své vlastní komentáře, připomínky.

Osobu Schvaluje můžete využít i pro úkoly, u kterých si nejste jisti jejich správností a chcete si výsledek ověřit u osoby, která má všechny potřebné informace.

Schvalovací proces úkolu

Po vybrání osoby na pozici Schvaluje, která provede kontrolu, je další postup jednoduchý. Uživatel Odešle ke schválení zpracovaný úkol a čeká. U názvu úkolu se objeví tag Ke schválení.


Úkol se automaticky přidá také k úkolům uživatele, který ho má schválit. Ten má poté dvě možnosti. Úkol může vrátit, pokud nebyl správně zpracován a dodat k němu komentář. Pokud je úkol v pořádku, může jej uživatel schválit a uzavřít nebo schválit a předat zpět zřizovateli, aby věděl, že je vše v pořádku.


Nastane-li právě druhý případ, opět se tento úkol objeví mezi ostatními u vyřizujícího uživatele, ale tentokrát s tagem Schváleno. Když uživatel vezme tuto skutečnost na vědomí, stačí jedním kliknutím definitivně úkol označit jako splněný.

Zdroj úkolu

U některých úkolů si můžete všimnou vlevo nahoře položky Zdroj úkolu. Tu není možné zadávat ručně, vytváří se pouze při zpracování došlé pošty.

Nastavení číselníků (seznamů)

Všechny Priority a Názvy úkolu můžete snadno změnit přímo z menu v úkolu, nebo v sekci Nastavení→Číselníky.

Záložka Úkoly

Úkoly ovšem nejsou k nalezení pouze na kartě Přehled. Úkoly mají také svou vlastní kartu. A to z důvodu zobrazení všech úkolů, protože v přehledu nejsou k vidění již splněné úkoly. Tato záložka je viditelná pouze uživatelům s přiděleným právem.

Každý řádek zobrazuje samostatný úkol. Pokud Šedý čtvereček na levé straně vyobrazí fajfku a řádek celý zešedne, úkol byl uživatelem splněn.


Záhlaví tabulky obsahuje názvy sloupců. Při kliknutí na název sloupce se zobrazí šipka, která úkoly seřadí vzestupně nebo sestupně podle abecedy (času) dle sloupce. Při najetí myší na neviditelnou hranu sloupce, můžete měnit jejich velikost.


Hledání úkolu probíhá pomocí pole Vyhledávání, do kterého stačí zadat hledané slovo, nebo několik znaků. Vyhledávání probíhá ve všech sloupcích tabulky.


Úkoly lze také filtrovat pomocí jejich priority. Aktivní tagy s prioritami, podle kterých probíhá vyhledávání jsou zobrazeny v levé části pole vyhledávání.


Z tohoto místa můžete také zakládat úkoly tlačítkem +Přidat úkol. Postup je identický jako ten uvedený výše.

Chcete vidět všechny Vaše úkoly z různých spisů, nebo úkoly ostatních uživatelů? Naleznete je v samostatné části Úkoly.


SOUVISEJÍCÍ ČLÁNKY

Našli jste odpověď?