Jak už víte úkoly využijete k zadávání činností pro sebe, ale i pro další uživatele ve Vašem Evoliu. Vždy je poznáte podle jejich samostatného panelu, kde vidíte všechny aktivní úkoly.

Tento článek navazuje na článek Začínáme s úkoly, kde jsme si představili především orientaci mezi jednotlivými přehledy úkolů.

Panel tedy zobrazuje aktivní počet úkolů vztahující se k danému případu, ale obsahuje i další podrobnosti. Barevné pruhy označují přiřazenou prioritu úkolu, kliknutím do šedého čtverečku můžete úkol označit za splněný (následně automaticky zmizí).

U každého úkolu také vidíte jeho název, krátký popis, termín splnění případně lhůtu do kdy má být splněn a ikonu uživatele, pro kterého je úkol určen. Ikonky pod popisem zobrazují jestli úkol obsahuje položku v seznamu (malý čtverec s fajfkou), přílohu (sponka) a komentáře (bublina).

Kliknutím na daný úkol se zobrazí jeho detail, kde máte možnost úprav (např. oddálení termínu nebo přidání úkonu).

Aby vám upozornění o nových nebo splněných úkolech přicházelo také na email, je třeba tuto možnost zvolit v nastavení profilu uživatele.

Vytváření nových úkolů

Úkol přidáte skrz formulář, ke kterému se dostanete kliknutím na malé plus vpravo nahoře v panelu pro úkoly.

Po kliknutí se Vám zobrazí následující formulář. Čtvereček v levém horním rohu slouží k označení úkolu za splněný, vedle něj Zadáte název úkolu. Ten můžete buď vybrat z našeptávače nebo zadat vlastní. V druhém řádku vybíráte uživatele, kterému je úkol určen, termín splnění a přibližnou délku trvání úkolu. U každého úkolu můžete nastavit Prioritu/Štítek, která se následně v panelu projeví jako výše zmíněný barevný pruh. Do sledování úkolu zvolíte uživatele, kteří se na jeho plnění nepodílí, ale musí vědět, co se děje.

V prostřední částí formuláře máte Popis úkolu, kde vložíte informace nebo upřesnění pro kompletaci úkolu. Seznam Vám umožní vložit podúkoly, které využijete především pro případy, kdy nechcete např. v rámci úkolu něco zapomenout nebo chcete zajistit přehled o všech jeho dílčích částech.

Tip: Dvojklikem do textu je možné popis libovolně formátovat.

U příloh můžete Přidat soubor. Soubor můžete nahrát z Vašeho počítače nebo z dokumentů spisu.

Všechny dokumenty přiložené k úkolu můžete následně Hromadně odeslat, a to emailem, datovou zprávou nebo poštou.

V právem sloupci formuláře se nacházejí rozšiřující funkce. Lhůtou je myšlena především procesní lhůta, do které je potřeba vyřídit zadanou část úkolu, ale můžete ji pojmout také jako datum pro předání výsledku klientovi apod. Úkol Schvaluje uživatel, který má po dokončení úkolu dohlédnout na jeho správnost a úplnost. Jedná se o odpovědného člověka, nadřízený.

Záměrně jsme vynechali Kalkulačku lhůty, kterou se zabýváme v samostatném článku.

Pokud zakládáte úkol z karty spisu bude Případ automaticky přirazen. Pokud tomu tak není, můžete ho přiradit ručně. Úkol lze také propojit s jakýmkoliv Subjektem ve spise. Jako poslední je možnost vytvoření úkonu.

Upravit úkoly můžete i potom, co je vytvoříte. Do úprav se dostanete jednoduše kliknutím na konkrétní úkol.

Ostatní mají možnost k úkolu přidávat své vlastní komentáře a připomínky.

Po vybrání uživatele, který bude úkol Schvalovat je postup jednoduchý. Uživatel odešle zpracovaný úkol ke schválení a čeká. Po kliknutí na tlačítko se u názvu úkolu objeví tag Ke schválení.

Úkol se automaticky přidá také k úkolům uživatele, který ho má schválit. Ten má poté dvě možnosti. Úkol může vrátit, pokud nebyl správně zpracován a dodat k němu komentář. Pokud je úkol v pořádku, může jej uživatel schválit a uzavřít nebo schválit a předat zpět zřizovateli, aby věděl, že je vše v pořádku.

Nastane-li právě druhý případ, opět se tento úkol objeví mezi ostatními u vyřizujícího uživatele, ale tentokrát s tagem Schváleno. Když uživatel vezme tuto skutečnost na vědomí, stačí kliknutím do malého čtverečku a úkol definitivně označit jako splněný.

Zdroj úkolu

Některé úkoly mají vlevo nahoře položku Zdroj úkolu. Ta se nezadává ručně pomocí formuláře, ale vytváří se pouze při zpracování došlé pošty.

Do našeptávače si můžete nastavit vlastní Názvy a Priority pro Vaše úkoly. Hodí se to především tehdy, když chcete např. používat stejný název častěji.

Úkoly se ve Vašem spisu nenacházejí pouze na kartě přehled. Úkoly mají také svou vlastní oddělenou kartu. Samostatná karta umožňuje zobrazit všechny úkoly, a také i úkoly, které jsou už splněné. Tato karta je viditelná pouze uživatelům s přiděleným právem.

Každý řádek zobrazuje jednotlivý úkol. Pokud je označen fajfkou v malém čtverečku a řádek je šedý znamená to, že úkol byl splněn.

V záhlaví tabulky vidíte názvy sloupců Úkol, Komu a Termín. Při kliknutí na název sloupce se Vám zobrazí malá šipka, která úkoly seřadí buď vzestupně nebo sestupně podle abecedy nebo času, záleží na daném sloupci. Při najetí myši na neviditelné hrany jednotlivých sloupců můžete měnit jejich velikost.

Úkoly také můžete hledat pomocí vyhledávací okna, to se hodí především, když jich ve spisu máte hodně. Vyhledávání probíhá ve všech sloupcích tabulky.

Úkoly lze vyhledávat i podle jejich prirority. Vyhledávání Aktivních tagů provedete jednoduše kliknutím do vyhledávacího pole a vyberete podle, kterého tagu chcete úkoly filtrovat. Můžete filtrovat i více tagů najednou.

Na závěr máte možnost založit nové úkoly kliknutím na zelené tlačítko +Přidat. Postup je identický tomu, který jsme si uvedli výše.

Úkoly mají také úplně samostatnou sekci společně s kalendářem. Více o ni naleznete v samostatném článku.

SOUVISEJÍCÍ ČLÁNKY