Dokumenty můžete v Evoliu ukládat a upravovat pro každý případ zvlášť.

Dokumenty pro konkrétní spis naleznete v záložce Dokumenty v záhlaví případu. Vaše soubory můžete ukládat samostatně nebo je seskupovat do jednotlivých složek.

Pro rychlejší úpravu a zobrazování dokumentů formátu .docx, .xlsx a pdf, navíc bez nutnosti dokumenty stahovat ručně přímo do Vašeho počítače je možné využít Evolio Synchronizer. Ten je ke se stažení v pravém dolním rohu stránky. Více o stáhnutí a používání Synchronizeru naleznete v samostatném článku.

První způsob přidání dokumentu či složky do Evolia provedete přetažením souboru z počítače přímo do okna s dokumenty v Evoliu, stejně jako v systému Windows.

Druhý způsob se provádí pomocí zeleného tlačítka Přidat v pravém horním rohu nad tabulkou. Po kliknutí vyberete Nahrát soubor (složku) a následně zvolíte dokument z Vašeho počítače, který se nahraje do Evolia.

Pozor: Maximální velikost jednoho souboru nahraného do Evolia je 200MB!

Nahrané dokumenty můžete seskupovat do vytvořených nebo speciálních složek (pro dokumenty k EPR a Přihlášky do insolvence)

Po přiřazení pošty s přiloženými dokumenty k případu, se automaticky tyto dokumenty zařadí také do složek podle druhu pošty.

Výjimkou je nahrávání datových zpráv s příponou ZFO. Takové zprávy můžete nahrát, ovšem složka se Vám sama nevytvoří.

Pro větší přehlednost můžete soubory řadit v tabulce podle jména souboru, data vzniku nebo poslední změny. Šipkou nacházející se hned vlevo vedle seřadíte soubory sestupně (šipka dolů) nebo vzestupně (šipka nahoru) podle řazení, které jste vybrali. Zvolené řazení se uloží i pro další případy, až do jeho další změny.

Pro případy, že např. v jednom spisu máte hodně dokumentů můžete je vyhledat pomocí vyhledávacího pole nahoře nad tabulkou.

Evolio nabízí zapnutí integrace, která umožňuje vyhledávání také v celém textu a v kvalitně naskenovaných souborech!

Hromadné úpravy slouží k práci s větším počtem souborů najednou. Soubory lze označit a provést: odstranění ze spisu, přesunutí do jiné složky nebo stažení.

Použití je jednoduché. Vyberete libovolný počet souborů kliknutím na prázdné čtverečky a přes tlačítko Akce zvolíte, co se má provést. Abyste nemuseli vybírat soubory jednotlivě můžete je označit i všechny najednou, kliknutím na Označit vše. Pokud chcete dokumenty stáhnout, Evolio Vám soubory v počítači uloží do složky s příponou .zip.

Pro zjednodušený přesun dokumentu na něj kliknete a přetáhnete myší do požadované složky. Ze složky dokument vytáhnete přetažením na ikonu domečku.

Každý dokument má svou barevnou ikonu která značí o jaký formát souboru se jedná, čímž je uživatel jednoduše rozpozná dle vzhledu. Číslo v pravém dolním rohu udává v kolika událostech již byl dokument využit (přejetí myší zobrazí názvy událostí). Zámek vyjadřuje uzamčení souboru, viz níže. Vyberte typ dole Vám umožní vybrat typ činnosti (štítek), ke které se má dokument vztahovat. U souborů ve formátu určeném jen ke čtení (PDF, PNG, JPG, atd.) se kliknutím na ikonu otevřou.

Tři tečky v pravém horním rohu ikony zobrazí menu úprav souboru. V první řadě můžete soubor Stáhnout do Vašeho počítače. Dále Odeslat emailem, datovou zprávou nebo ho zkopírovat do jiného spisu. Převedením dokumentu na PDF přepíšete původní dokument nebo vytvoříte kopii a původní dokument zachováte. Pro převedení dokumentu na PDF nesmí být dokument zamknutý. PDF soubor jde také podepsat certifikátem nebo tokenem. Zmínit musíme i možnost soubor Přejmenovat nebo Odstranit.

Uzamčení souboru způsobí nemožnost jeho odstranění. Uzavřený soubor poznáte obrázkem malého šedého zámku v obrázku souboru. Revize Vám umožňuje soubor aktualizovat bez nutnosti jej smazat a znovu nahrát. Revizi můžete nahrát ručně nebo pokud máte stažen Synchronizer otevřete dokument přímo z Evolia a po uložení se revize nahraje automaticky sama.

Nově přidané soubory jsou v záložce Dokumenty, zvýrazněny oranžovým pozadím a značkami.

Přidávání štítku Vám usnadní navigaci ve spisu s větším počtem souborů, díky nim můžete označit, co patří k čemu. Štítek přidáte kliknutím na Vyberte typ u dokumentu. Kliknutím otevřete nové okno, kde vyberete štítek, který chcete přiřadit. Přidat nový štítek je možné v posledním řádku Přidat nový.

V neposlední řadě můžete využít speciální štítek s metadaty, který Vás při přidávání štítku k nějakému dokumentu automaticky vyzve k vyplnění rozšířených vlastností dokumentu. Více o metadatech se dozvíte níže. Speciální štítek vytvoříte tak, že zaškrtnete kolonku Obsahuje metadata.

Štítek s metadaty bude viditelně označen i v nabídce.

Pak už jen rozdělujete štítky k dokumentům.

Pro změnu nebo úplné odebrání štítku opět otevřete menu a klikněte na štítek, který má nahradit původní, nebo úplně nahoře Odebrat štítek.

Jsou rozšířené vlastnosti dokumentu, které vidíte, aniž byste museli dokument otevřít. Nastavit si můžete například datum vzniku dokumentu, datum nabytí právní moci, datum vykonatelnosti nebo soud, jenž dokument vydal.

Metadata následně zobrazíte najetím na oranžový štítek Info.

Tip: Při využití naší služby EPR se metadata dokumentu vyplní automaticky.

Dokumenty máte možnost zobrazit třemi způsoby. Způsob zobrazení, který vidíte na obrázku výše je výchozí. Pak je zde druhý způsob v tomto zobrazení je možné provádět stejné činnosti jako u výchozího zobrazení, ale navíc u každého souboru vidíte datum přidání a velikost souboru a také podsložky. A třetí zobrazení, které je podobné tomu druhému, ale je zde rozdíl, že své dokumenty vidíte jako v tabulce. Vidíte zde počet revizí, velikost a podle každého sloupečku se dá řadit. Aktuálně zvolené rozložení svítí zelenou barvou

Jestli potřebujete zjisti, co je obsahem dokumentu, můžete do něj nahlédnout pomocí ikonky oka u obrázku dokumentu.

Pokud zjistíte, že v dokumentu potřebujete něco upravit, z náhledu lze soubor otevřít přes Synchronizer.

Dokument si samozřejmě můžete otevřít rovnou přes Synchronizer a to kliknutím na název dokumentu.