Úkony jsou jedna z nejsilnějších funkcí Evolia a by byla škoda je nevyužívat na 100 %, proto Vám ukážeme, jak na to.
Podíváme se na:
Vytvoření úkonu
Založit nový úkon ve spise můžete dvěma způsoby:
Kliknutím na tlačítko Akce vyskytující se v horní liště spisu. Tento způsob je nejrychlejší a nejběžnější pro práci v případu.
2. Pomocí tlačítka Přidat úkon v záložce Aktivity.
Následně se Vám zobrazí nové okno s výčtem typů úkonů. Nový úkon je specifický v tom, že nemá předdefinovaný název, ten musíte zadat sami. Je to vhodná volba pro začátečníky, kteří nemají zatím uloženy všechny své úkony v kategoriích nebo pro téměř nepoužívané úkony. Níže jsou již kategorie s nastavenými úkony a dále jejich jednotlivé položky.
Po výběru se dostanete k samotnému formuláři. K úkonům lze zapisovat poznámky, přiřadit a generovat dokumenty, které je možné ihned odeslat, a také zadat údaje nutné k vykazování. Vykazování práce v této fázi je nejjednodušší přímo v úkonu, existují ovšem i další možnosti.
Záhlaví úkonu
Jako první je ve vrchní části možné měnit Spisové číslo úkonu. Takto jednoduše poznáte, které úkony zařadíte do soudního spisu. Změna se provádí najetím myši na číslo úkonu. Zobrazí se tužka, která umožňuje editaci.
Tělo úkonu
Nyní se posuneme dále. Pod názvem úkonu se nachází pole Popis/Poznámka, kde uživatel zapisuje další důležité informace. Tyto informace slouží pouze k Vašim potřebám a jsou čitelné ze záložky Aktivity.
Pokud Vám u úkonu něco chybí, máte možnost vytvoření vlastního pole. Jsou rozděleny na několik druhů podle formátu informací. Pole se zadává vždy k jednomu úkonu a můžete jich tak mít neomezené množství. Zakládají se v nastavení úkonů.
Práce s dokumenty
Nahrávání dokumentů
Poslední, ale neméně důležitou funkcí je přiřazení souborů. Máte na výběr: Nahrát z počítače nebo Přidat z dokumentů případů. V prvním případě vybere soubory z disku Vašeho počítače. Přidat z dokumentů případů otevře další okno s uloženými dokumenty v daném případu.
Generování dokumentů do úkonu
Dokument můžete také vygenerovat přes funkci Vytvořit ze vzoru.
Soubory s tiskovými parametry je nutné nejdříve uložit do systému Evolia, jinak nelze generovat dokument! Jednotlivé úkony mohou mít dokumenty přiděleny z nastavení. V opačném případě se zobrazí seznam všech tiskových vzorů. Po vygenerování dokumentu budete vyzvání k výběru adresáta (pokud je uveden v parametrech vzoru) a nakonec vyberete název dokumentu.
Úprava a odeslání dokumentů
S přiřazenými dokumenty je možné následně provádět další úpravy dle potřeb. Soubory PDF dokážete před odesláním také Podepsat certifikátem, pokud jej máte uložený v Evoliu. Ušetříme Vás tak zbytečného stahování a nahrávání dokumentů.
Tlačítko Odeslat dokumenty vytvoří vazbu mezi úkonem a nově vzniklou odchozí poštou. Evolio pracuje s několika komunikačními kanály, a to: Datová schránka, Email, Obyčejná pošta a Hybridní pošta.
Nedílnou součástí úkonu je také možnost Zapsat práci nebo Hotové výdaje. Tomu se věnujeme v samostatném článku.
