Evolio umožňuje přijímat a odesílat emailové zprávy, čímž usnadňuje a zrychluje komunikaci s klienty či institucemi.
Nastavení a přidání nové schránky probíhá v samostatné části Emaily, kde naleznete už dříve spárované emailové účty.
Základní údaje
Většina údajů je automaticky vyplněna během spárování schránky, ty ale můžete vždy změnit. Například upravit název a vlastníka účtu. Nastavit, zda bude Evolio aktivně stahovat poštu ze schránky, nebo bude deaktivována a také, jestli je tato schránka Výchozí. To znamená, že při odesílání se nabízí email přihlášeného uživatele, pokud má navedený emailový účet, v opačném případě se odesílá přes Poštovní účet zvolený při založení případu.
Stahování
V rámci prvotního nastavení stahujete do Evolia veškerou poštu.
Pole Stahovat poštu jen z vybrané složky zviditelní ve formuláři novou část, v které vyberete název složky z Vašeho emailového klienta k stažení do Evolia. Pokud má tato složka nějaké podsložky, dojde k stažení také jejich obsahu.
Evolio umí také stahovat poštu přímo do spisu ze složek emailového klienta.
Stahovat do Evolia kompletní emailovou schránku není obvykle moc efektivní. Kromě emailů týkajících se spisů a klientů, se stáhnou i zcela nesouvisející emaily. Políčko Stahovat poštu jen od kontaktů zapsaných v Evoliu tuto obtíž elegantně řeší.
Od této chvíle se Vám do podatelny budou stahovat pouze emaily, které máte přiřazeny v kontaktních údajích u některého ze subjektů a také emaily, které mají v předmětu číslo spisu.
Je pro Vás stahování zpráv z této schránky do Evolia zbytečné? Zabraňte stahování úplně pomocí Nestahovat poštu. Účtu ale zůstane zachována funkce pro odesílání emailů.
Synchronizace
V druhém sloupci Synchronizace přečteno/nepřečteno dovolíte emaily které jste si v Evoliu přečetli, takto automaticky označit také ve Vaší emailové schránce, nebudete tak číst dvakrát stejnou zprávu.
Poslední volbou umožníte Evoliu uložit poštu odeslanou skrze něj do Vaší emailové schránky.
Odpojení schránky
Může nastat situace, že uvidíte Znovu připojit k emailové schránce. K tomu dojde pokud je Evoliu odepřen přístup ke klientovi. Stačí se přes toto tlačítko znovu přihlásit.
Server příchozí pošty
Zde se nacházejí údaje zadané a automaticky nastavené při Přidání emailu. Můžete určit, kolik dnů zpětně se budou emaily stahovat, pokud tuto činnost bude dělat ručně. V kolonce Host je adresa serveru a za ní oddělený port. Jednotlivé porty jsou uvedeny v tabulce. Port měníte podle typu zabezpečení SSL, které můžete také upravit.
Nastavit si můžete také dvoufázové ověřování emailu. K tomu je nutné změnit Typ Serveru příchozí pošty na IMAP a zadat Heslo aplikace.
V případě, že toto heslo neznáte, můžete si jej znovu vygenerovat.
Server odchozí pošty
Toto nastavení není nutné měnit, pokud budete pro odesílání pošty používat stejnou schránku jako pro příchozí poštu. Server odchozí pošty doporučujeme upravovat, pouze pokud máte pokročilé znalosti o serveru.
Chcete-li emaily odesílat z jiné adresy, než na kterou emaily přijímáte, oranžově označené pole nezaškrtávejte, vyplňte uživatelské jméno a heslo emailu ze kterého chcete zprávy odesílat.
Ostatní
V tomto oddílu si můžete přizpůsobit schránku v Evoliu. Ukládaný formát doporučujeme ponechat MSG. Pokud chcete, aby se vám zprávy po určité době mazaly a nezobrazovaly se vám tak v Poště, zaškrtněte pole Mazat stažené zprávy po a určete počet dní, po jejichž uplynutí se mají zprávy mazat. Pokud pole ponecháte nezaškrtnuté, zprávy zůstanou uloženy v Evoliu.
Máte-li certifikát pro podpis emailových zpráv, vyberte jej do pole Podepisovat odchozí zprávy. Můžete přiřadit jen certifikáty dříve nahrané do Evolia.
Má-li systém na každou příchozí zprávu automaticky odeslat odpověď, např. jste na dovolené a nemůžete odepisovat, vložte její obsah do pole Automatická odpověď. Může přidat podpis, který se vloží na konec odpovědi. Pokud na zprávy nechcete automaticky odepisovat, ponechte tato pole opět prázdná.
Umožňujeme také synchronizovat složku s archivovanou poštou. Zaškrtněte políčko, kterým povolíte synchronizaci a vyberte složku, určenou k archivaci pošty.
Test nastavení
Po tom, co upravíte všechna pole, spusťte Test nastavení. Pokud test proběhne úspěšně můžete email uložit. Pokud test objeví chybu, zkontrolujte, zda jste všechna pole vyplnili správně a spusťte test znovu.
