Další částí Nastavení spisové agendy, která úzce souvisí nastavením úkonů jsou Vzory dokumentů.


Zde se uchovávají veškeré předlohy dokumentů sloužící ke generování. Nejedná se o dokumenty uložené v jednotlivých spisech!


U dokumentů v tabulce lze pomocí dvou tlačítek, vlevo nad tabulkou, změnit vzhled řazení, vedle je pole pro vyhledávání dle názvu dokumentu. A nakonec v pravé části tabulky, možnost řadit dokumenty buď podle názvu souboru nebo data přidání.


Nový vzor

Dokumenty musíte nejdříve vložit do úložiště Evolia. To je možné pomocí tlačítka Přidat→Přidat soubor. Otevře se nové okno, ve kterém vyberete dokument uložený ve Vašem počítači určený k nahrání. Při nahrání vzoru v okně Informace k šabloně vyberte zdroj dat: Událost. Utřídit dále dokumenty systematicky můžete Vytvořením složky a zařazením dokumentů do ní.


Evolio umožňuje také nahrání vzoru jednoduchým přetažením z okna Vašeho počítače do tabulky s dokumenty.


Úpravy vzoru provedete pomocí tří teček v pravém rohu. Zamčením dokumentu zabráníte jeho úpravám. Revizi můžete nahrát ručně nebo pokud máte stažen Synchronizer, kliknutím na ikonu vzor otevřete přímo z prohlížeče a po uložení změn se revize nahraje automaticky sama.


Použití vzoru

Vytvoření těchto vzorů je velká výpomoc při používaní úkonů v Aktivitách. U každého úkonu jde dokument vygenerovat s adresátem a vyplněnými údaji z konkrétního spisu pomocí Generovat dokument. Zde se zobrazí nabídka vzorů přidělených k úkonu, pokud nejsou přiděleny, Evolio nabídne veškeré vzory. Po výběru se dokument začne generovat a následně můžete celý úkon rychle a jednoduše odeslat.


Než se pustíte do samotného generování přečtěte si, prosím, článek věnovaný Generování dokumentů, kde se dozvíte o tiskových parametrech a jak s nimi pracovat!


SOUVISEJÍCÍ ČLÁNKY




Našli jste odpověď?