Úkony jsou předem definované šablony spisových nebo nespisových aktivit, které děláte v rámci pracovní činnosti ve spise.

Úkony umožňují vést výkaz práce, zjednodušit práci generováním dokumentů s vyplněnými údaji z databáze a poslouží také jako pošta. Vše je možné předpřipravit v Nastavení→Spisová agenda→Nastavení úkonů.



Image Placeholder

Kategorie a jejich úkony

Po rozkliknutí Nastavení úkonů se zobrazí již existující kategorie spolu s pořadovým číslem. Číslo v závorce udává počet úkonů v dané kategorii. Pod názvem vidíte jejich seznam. Podle pořadí které je zde, se budou kategorie a úkony zobrazovat také při jejich založení v Aktivitách.


V tomto seznamu lze vidět pořadí, název úkonů a sloupec Zobrazit, který ukazuje typy případů, ve kterých bude daný úkon k výběru. Podrobnosti a změny lze provádět při kliknutí na daný úkon, viz níže.


Image Placeholder

Šedý tag Systém vedle názvu značí, že je tento úkon systémovou položkou, a nelze jej tedy odstranit z Evolia. Pokud úkon nechcete zobrazovat, můžete ho označit jako Archivovaný. To můžete provést s kterýmkoliv úkonem. Je to efektivnější, než úkony odstraňovat, protože jakmile se vytvoří ve spise, vzniknou vazby a nejdou tak jednoduše odstranit.


U každé kategorie se vyskytují tři tečky vpravo nahoře, ty mění vlastnosti kategorie.


Všechny úkony kategorie je možné hromadně smazat.

Novou kategorii je možné přidat v dolní části stránky pomocí tlačítka Nová kategorie.


Nový úkon

U každé kategorie se vyskytuje tlačítko Nový úkon umožňující zadat nový typ přímo do této kategorie.


Image Placeholder

Formulář pro úkon vypadá následovně: v horní polovině zadáváte Název úkonu a jeho pořadí, níže jsou dva checkboxy Spisový úkon a Archivovat. První bude zaškrtnutím automaticky generovat pořadové spisové číslo. Archivovat znemožní tento úkon zakládat v případech, ale bude stále veden v Evoliu. Tato možnost se využívá u již založených úkonů, které byly potřeba v minulosti, ale nemají již využití v budoucnu.


Vzory dokumentů

Ve střední části je možné přiřadit Vzory dokumentů, a to buď Nahráním z počítače nebo již z nahraných vzorů do Evolia. Tuto funkci je vhodné využít, pokud máte dokumenty, které chcete používat pouze u jednoho úkonu a pro ostatní nemá využití. Bez přiřazeného dokumentu se Vám před jeho generováním ukáží všechny vzory, což při větším objemu dokumentů může být omezující.


Vlastní políčka

Dostáváme se do druhé části formuláře. Jako první zde máte Vlastní pole. Do těchto polí v úkonech, pokud nejsou určena jen ke čtení, je možné doplňovat další typy údajů, které se nehodí do Výsledku nebo Poznámky přímo v úkonu. Popřípadě chcete nějaký údaj zvýraznit. Takovou informací může být například jednací místnost.


Typy zadávaných údajů:

  • Text - zapisujete libovolný text
  • Číslo - vkládáte číselné údaje také s desetinnými místy
  • Datum - Časový údaj skládající se ze dne, měsíce a roku
  • Ano/Ne - zaškrtávací políčko ve kterém je údaj je buď pravdivý nebo ne
  • Subjekt - Dokáže vyhledat subjekt uložený v Evoliu

V Sloupci vždy vybírejte ten s názvem skládajícím se z: PoleTypČíslo př: PoleDatum3. Ostatní typy sloupců slouží k zápisům z pokročilých interních procesů Evolia, proto je prosím nepoužívejte!


Image Placeholder

Pokud nechcete nechat uživatele zapisovat své hodnoty, zaškrtněte volbu číselníku. Vy vytvoříte hodnoty, ze kterých budou ostatní vybírat a předejdete tak chybám.


Doplňující údaje

Zbývající část formuláře obsahuje Zobrazení, tedy viditelnost v nabídce u případů. Modrá barva značí, že je úkon viditelný. Do Popisu pošty je možné zadat cokoliv co má být viditelné na obálce s "pruhem", v případě, že je úkon odeslán příjemci fyzicky přes poštu.


Image Placeholder

SOUVISEJÍCÍ ČLÁNKY

Našli jste odpověď?