Na této záložce se nacházejí všechny dokumenty, které jsou provázány s případem. Najdete zde jak složky s dokumenty, tak i samostatné soubory.

Po kliknutí na konkrétní spis najdete záložku Dokumenty v záhlaví případu. Ta je nejen v advokátních spisech, ale také v pohledávkách, obchodních případech či obecné agendě.


Pro zobrazování a úpravu dokumentů, formátu .docx, bez nutnosti dokumenty ručně stahovat je možné využít Evolio synchronizer. Ten je ke stažení v pravém dolním rohu stránky. Tuto nabídku je možno minimalizovat, aby Vám nepřekážela při práci, šipkou dolů v pravém horním rohu okna.


Nahrání souborů

Dokumenty a složky přidáte nejjednodušeji přetažením ze složky v počítači do okna s dokumenty v Evoliu, stejně jako v systému Windows. Druhá varianta je přes menu Přidat v pravé části nad tabulkou. V menu vyberete nahrání jednotlivých dokumentů, nebo rovnou celé složky. Poté se otevře okno ve Vašem počítači, zvolíte soubory a ty se následně nahrají do Evolia.

Maximální velikost jednoho souboru nahraného do Evolia je 200MB!

Nahrané dokumenty můžete seskupovat do vytvořených nebo speciálních složek (pro dokumenty k EPR a Přihlášky do insolvence)


Image Placeholder

Po přiřazení pošty s přiloženými dokumenty k případu, se automaticky tyto dokumenty zařadí také do složek podle druhu pošty.


Výjimkou je nahrávání datových zpráv s příponou ZFO. Takové zprávy můžete nahrát, ovšem složka se vám sama nevytvoří.


Nahrané soubory můžete řadit v tabulce dle jména souboru, data vzniku nebo poslední změny. Šipkou hned vedle zase řadíte vzestupně nebo sestupně. Zvolené řazení se uloží i pro další případy, až do jeho další změny.


Nebo je také vyhledat. Do vyhledávacího pole nad tabulkou, zadáte název nebo jeho část a Evolio samo vyhledá v názvech požadovaný výraz.

Evolio nabízí zapnutí integrace, která umožňuje vyhledávání také v celém textu a v kvalitně naskenovaných souborech!


Image Placeholder

Hromadné úpravy

Hromadné úpravy umožňují označit několik nebo všechny dokumenty najednou a provést: odstranění ze spisu, přesunutí do jiné složky, nebo stažení. Použití je jednoduché. Vyberete libovolný počet souborů kliknutím na prázdné čtverečky a přes tlačítko Akce zvolíte, co se má provést. Pokud chcete dokumenty stáhnout, Evolio Vám soubory v počítači uloží do složky s příponou .zip.



Pro zjednodušený přesun dokumentu na něj kliknete a přetáhnete myší do požadované složky. Ze složky dokument vytáhnete přetažením na ikonu domečku.

Dokumenty

Každý dokument má svou barevnou ikonu která značí o jaký formát souboru se jedná, čímž je uživatel jednoduše rozčlení dle vzhledu. Číslo v pravém dolním rohu udává v kolika událostech již byl dokument využit (přejetí myší zobrazí názvy událostí). Zámek vyjadřuje uzamčení souboru, viz níže. U souborů ve formátu určeném jen ke čtení (PDF, PNG, JPG, atd.) se kliknutím na ikonu otevřou.


Tři tečky v pravém horním rohu ikony zobrazí menu úprav souboru. V první řadě můžete soubor Odeslat emailem, datovou zprávou nebo ho zkopírovat do jiného spisu. Převedením dokumentu na PDF přepíšete původní dokument nebo vytvoříte kopii a původní dokument zachováte. PDF soubor jde také podepsat certifikátem.

Uzamčení dovoluje soubor Zamknout a tím znemožnit jeho přejmenování a odstranění. Projeví se malým šedým zámkem v obrázku souboru. Revize dokáže aktualizovat soubor bez nutnosti jej smazat a znovu nahrát. Revizi můžete nahrát ručně nebo pokud máte stažen Synchronizer otevřete dokument přímo z Evolia a po uložení se revize nahraje automaticky sama.


Nově přidané soubory jsou v záložce Dokumenty, zvýrazněny oranžovými značkami.


Štítky

Užitečnou funkcí je jistě také oštítkováni souborů, jen tak se vyznáte v dokumentech s různými, často nesmyslnými názvy a jejich větším počtem ve spise. Po nejetí myší na soubor uvidíte šedý štítek Vyberte typ. Kliknutím na něj otevřete nové okno s jejich nabídkou. Vytvoření nového štítku je možné v posledním řádku Přidat nový.


Image Placeholder

Pak už jen rozdělujete štítky k dokumentům.


Image Placeholder

Pro změnu nebo úplné odebrání štítku opět otevřete menu a klikněte na štítek, který má nahradit původní, nebo úplně nahoře Odebrat štítek.


Image Placeholder

Metadata

Metadata jsou rozšířené vlastnosti dokumentu, které vidíte, aniž byste museli dokument otevřít. Nastavit si můžete například datum vzniku dokumentu, datum vykonatelnosti nebo soud, jenž dokument vydal.

Metadata následně zobrazíte najetím na oranžový štítek Info.

Tip: Při využití naší služby EPR se metadata dokumentu vyplní automaticky.

Uspořádání dokumentů

Dokumenty lze zobrazit dvěma způsoby. První způsob je výchozí, popsán výše, druhý si uživatel přepne pomocí tlačítka nalevo nad tabulkou s dokumenty. Aktuální zvolené uspořádání má zelenou barvu. V tomto zobrazení je možné provádět stejné činnosti jako u výchozího. Navíc přibylo v řádku oznámení o datu nahrání, změny a kdo jí provedl bez nutnosti otevření Revize u souboru.

Druhá možnost vypadá následovně:


Image Placeholder

SOUVISEJÍCÍ ČLÁNKY

Našli jste odpověď?