AML zákon klade na povinné osoby povinnost aktivně předcházet legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Tyto povinnosti se aplikují při vzniku obchodního vztahu nebo při jednorázovém obchodu přesahujícím stanovené limity (např. 15 000 EUR) nebo v případě podezřelého obchodu.
Fáze prověření klienta
Celý proces AML šetření se dělí na několik navazujících kroků:
Identifikace klienta
Identifikace je prvním krokem. Slouží ke zjištění identifikačních údajů klienta a případně jeho zástupce.
Způsoby identifikace: AML zákon umožňuje identifikaci za fyzické přítomnosti, nebo distančně (např. pomocí bankovní identity nebo přes Czech POINT).
V tomto kroku jsou vypsány všechny subjekty, u kterých se provede identifikace/ověření totožnosti. Typická struktura je:
Název právnické osoby
Jméno osoby jednající za klienta - právnickou osobu
Jméno a příjmení fyzické osoby
Jméno a příjmení případného zástupce fyzické osoby
Vyplňujete tedy informace o klientovi dále o osobě/osobách jednajícího za klienta a popřípadě i společnost, která do řízení také zapadá.
Pozn.: všechny osoby jednající za společnost, které budou/byly zahrnuty do celkového Záznamu o provedení identifikace klienta – PO, mají jednoduché vyznačení zaměstnance (povinné osoby, které provedl ověření totožnosti osoby jednající za klienta.
Pokud dodatečně, po vytvoření Záznamu o identifikaci klienta – PO, bude nutno do spisu doplnit další osobu jednající za společnost, provede se její ztotožnění stejným způsobem, ale závěrečný krok bude rozšířený o údaje odpovědné osoby a bude obsahovat vygenerování Záznamu o identifikaci další osoby jednající za klienta:
Zadávání dokladů totožnosti: V systému je nutné správně zadat údaje z přeložených dokladů totožnosti (OP, pas) a ověřit jejich platnost a pravost. vždy tedy musíte zadat typ dokladu a uvést požadované údaje a dále doklad oskenovat a vložit.
Při vkládání dokladu si rovnou můžete nastavit úkol pro kontrolu konce platnosti dokladu.
Datum kontroly se vám automaticky nastaví na termín 30 dnů před expirací dokladu. Úkol bude vytvořen na osobu vyřizující spis, můžete ho ale přidělit i jiné osobě.
Po vytvoření úkolu se vám vytvoří odkaz k úkolu, kde si dále můžete doplnit některé důležité informace.
Upozornění: pokud bude chtít úkol odstranit přímo z detailu úkolu (volba Odstranit), dostanete upozornění, že toto není možno provést, protože úkol je vázaný na jiné záznamy v systému (tj. doklad totožnosti). Tyto úkoly je možné zrušit pouze z formuláře dokladu, ke kterému patří.
Kontrola a prověření klienta
Po identifikaci následuje kontrola klienta, která je rozsahem závislá na výsledném rizikovém profilu.
Zjištění skutečného majitele (SM): Povinná osoba musí zjistit a ověřit identitu skutečného majitele. Je nutné sledovat nesrovnalosti v ESM (Evidenci Skutečných Majitelů) a případné rozdíly řešit pomocí doplňujících důkazů.
Pokud je skupina (typ osob) zavřená, vidíte souhrnnou hodnotu prověření za všechny subjekty ve skupině.
Je sankce nebo Je PEP znamená, že u některého ze subjektů byl zjištěn tento stav, i když všichni ještě nemusí být prověřeni
N/A znamená, že všechny subjekty dosud nebyly prověřeny, ale u žádného z nich dosud nebyl zjištěn stav Je sankce nebo Je PEP.
Není sankce nebo Není PEP znamená, že všechny subjekty ve skupině byly prověřeny, a u žádného nebyl zjištěn stav Je sankce nebo Je PEP.
Skupinu můžete symbolem rozvinout pro pohled na stav prověření jednotlivých subjektů.
Lustrace a sankční seznamy: Prověření, zda klient, skutečný majitel nebo osoba v řídící struktuře není politicky exponovanou osobou (PEP) nebo osobou, vůči niž jsou uplatňovány mezinárodní sankce. K tomuto slouží specializované lustrační nástroje CRIBIS AML info Check. Pokud jste již lustraci provedli, můžete si uložit již provedenou nebo si lustraci udělat znovu.
Pokud službu CRIBIS nevyužíváte, pak pro klienta – PO provedete prověření na sankční seznamy některým z dostupných nástrojů pro lustrace sankčních seznamů (pozor, volně dostupné komerční služby většinou provádějí lustraci na sankce pouze pro fyzické osoby):
Kontrola povahy obchodu a zdroje
Přehledová obrazovka zobrazuje pro jednotlivé AML klienty zařazené do AML spisu zvolenou úroveň kontroly a dále, zda (kdy a kým) byla kontrola provedena a zda je vygenerován Záznam o kontrole:
V úvodu je třeba určit, jaká byla zvolena úroveň kontroly pro daného klienta.
Neprovedení kontroly zvolte, pokud by kontrola v normálním režimu byla provedena, ale např. z důvodu komunikace s FAÚ provedena nemá být.
Kontrola není relevantní zvolte, pokud z charakteru případu a typu transakce vyplývá, že pro AML klienta kontrola provedena být nemá.
Povinná osoba musí získat informace o účelu a povaze zamýšleného obchodu či obchodního vztahu a ověřit zdroj peněžních prostředků nebo jiného majetku, který je předmětem transakce. Rozsah ověření závisí na riziku. U rizikových obchodů je nutné vyžadovat doklady o původu majetku. V polích tedy uveďte informace týkající se povahy obchodu a kontroly zdrojů financování.
Vyhodnocení rizika
Na základě všech zjištěných informací (typ klienta, zeměpisné riziko, povaha obchodu) je provedeno vyhodnocení rizika zneužití klienta k praní peněz nebo financování terorismu.
Více o vyhodnocení rizika je zde.
Závěr AML šetření
Závěr AML šetření je jednoduchým volitelným výstupem, který vám umožní celkově shrnout AML šetření a odůvodnit zvolený postup vůči klientovi (klientům).
Přehledová obrazovka zobrazuje přímo text Závěru. A ten můžete sepsat v interním editoru a to buď sami či za pomocí AI.
Po sepsání můžete vygenerovat standardní Záznam o Závěru AML šetření:
Průběžné sledování obchodního vztahu
Volba v menu se zobrazí, pokud je v Základních informacích zaškrtnuto, že se jedná o obchodní vztah.
Na této záložce vyplňte text prohlášení o provádění průběžného sledování obchodního vztahu za účelem zjištění souladu tohoto vztahu s tím, co je známo povinné osobě o podnikání AML klienta.
Vyplňte soupis příloh, které jste získali v souvislosti s průběžnou kontrolou.
Pro příští průběžnou kontrolu si můžete založit úkol na požadovaný termín a vybrat osobu, která bude mít příští kontrolu na starost.
Úkol můžete dále upravit a doplnit si do něj podrobnější informace.
Vytvořený úkol pak uvidíte v úkolech spisu a v přehledu vašich úkolů na nástěnce.
Podezřelý obchod
Volba v menu AML spisu Podezřelý obchod se zobrazí, pokud v analýze rizik zaškrtnete volbu Podezřelý obchod.
Pokud povinná osoba zjistí podezřelý obchod, je povinná bez zbytečného odkladu oznámit jej Finančnímu analytickému úřadu. Základní metoda je hlášení podezřelého obchodu přes formulář FAÚ, členové profesních komor (KDP, ČAK) ale podávají hlášení v předepsaném formátu k rukám komory.
Do hlášení uvádíte:
detailní údaje o oznamovateli, tj. o sobě jakožto povinné osobě
vybíráte, které subjekty zapříčinily hlášení podezřelého obchodu
uvádíte popis podezřelého obchodu
vytváříte, odesíláte a zaznamenáváte odeslání hlášení
Zaškrtnutím symbolu Oznámit, vyberete ze zápisu AML jednotlivé klienty nebo na klienta napojené osoby, které mají být zahrnuty do oznámení podezřelého obchodu.
Doplňte podrobné informace do polí:
Předmět podezřelého obchodu a podstatné okolnosti (důvod a popis transakce, časové údaje, měna, čísla účtů související s obchodem, identifikace majitelů účtů)
Skutečnosti, pro které se zdá obchod podezřelý
Popis chování účastníka obchodu i jeho společníků
Další informace (např. zjištění TF čísla, popis a evidenční čísla dopravních prostředků …)
A nakonec potvrďte vytvoření a odeslání oznámení podezřelého obchodu a vygenerujte dokument Oznámení.
Nesrovnalost v ESM
Volba v menu Nesrovnalosti v ESM se zobrazí, pokud na stránce Prověření skutečných majitelů zjistíte a zaškrtnete volbu Nesrovnalosti ESM.
Proklik na detail na tomto formuláři vás přenese na detail ošetření této situace.
Přehledová obrazovka informuje o stavu ošetření zjištěné nesrovnalosti pro klienta nebo více klientů, pokud jsou nesrovnalosti zjištěny ve více případech.
Zda byl informován klient
Na kdy je naplánována kontrola splnění jeho povinností
Zda je vytvořen Záznam.
Ve formuláři pak popište, jaký je charakter zjištěné nesrovnalosti a vytvořte dokument o informování klienta a vyznačte, kdy byl klient informován.
Poznámka: Generování tohoto dokumentu není podporováno, takže ho musíte vytvořit mimo Evolio a pak ho přiložit do dokumentů.
Dále si naplánujte úkol pro kontrolu splnění povinností klienta a pokud při této kontrole zjistíte, že oprava ESM provedena nebyla, je vaší povinností informovat obchodní soud. Zaznamenání údajů o splnění této povinnosti provedete v sekci:
SOUVISEJÍCÍ ČLÁNKY: